Das On- und Offboarding neuer Mitarbeiter bedeutet viel Arbeits- und Zeitaufwand für IT- und HR-Teams. Im Tagesgeschäft geht diese Aufgabe deshalb häufig einfach unter. Da Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und IT-Sicherheit aber maßgeblich von einem strukturierten On- und Offboarding abhängen, sollten Unternehmen den Prozess auf keinen Fall vernachlässigen.
Der On- und Offboarding Service von Rent Your Admin ist darauf ausgelegt, der überlasteten Personal- und IT-Abteilung im Prozess Zeit und Arbeit zu sparen.
In vielen Unternehmen endet der Einstellungsprozess mit dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags und der Info an die bestehenden Mitarbeiter, dass bald jemand Neues dabei ist.
Der neue Angestellte erscheint schließlich zu seinem ersten Arbeitstag und muss erstmal 2 Wochen auf sein Firmenhandy und seine geschäftliche E-Mailadresse warten, bevor er überhaupt richtig anfangen kann, zu arbeiten.
Abläufe und Funktionen der IT-Systeme muss er sich mühsam selbst erfragen, weil niemand Zeit für eine detaillierte Einführung hatte. Wie logge ich mich ins System ein? Auf welche Bereiche habe ich Zugriff, auf welche nicht? Wo und wie wende ich die Software-Lösungen richtig an? Um die Antwort auf diese Fragen sollte der Mitarbeiter sich nicht selbst kümmern müssen.
Die schlechte Vorbereitung wirft ein negatives Licht auf die gesamte Firma. Wer voller Motivation an seinem ersten Tag erscheint und dann noch nicht einmal die nötige Hardware und Software hat, wird abrupt ausgebremst und startet direkt mit Unsicherheit und Enttäuschung. Ein fehlendes Onboarding wird leicht als fehlende Wertschätzung interpretiert. Gerade im “War of Talents” können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, auf ein digitales Onboarding zu verzichten.
Durch eine detaillierte Checkliste für das IT-Onboarding können Unternehmen sicherstellen, dass der Mitarbeiter rechtzeitig alle Geräte und Tools hat und im Grunde sofort starten kann.
Ein mittelständisches Unternehmen will einen neuen Mitarbeiter im Rechnungswesen einstellen. Über eine Software seiner Wahl (z.B. Personio, Teams, Slack, Jira) erhält Rent Your Admin automatisch die Meldung “New Employee”. Hier hört die Arbeit für das Unternehmen selbst auf und Rent Your Admin übernimmt das gesamte IT-Onboarding:
Laut Osterman Research behalten fast 90% der gekündigten Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf ihre Unternehmensanwendungen. Fast 50% loggen sich auch nach Verlassen des Unternehmens wieder in ein Konto ein.
Ex-Mitarbeiter, die mit aktiven Accounts auf vertrauliche Unternehmensinformationen zugreifen können, sind eine riesige Sicherheitslücke. Allein durch diesen Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften ist ein strukturiertes IT-Offboarding unbedingt notwendig.
Aber das ist nicht das einzige Problem: Werden die E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Ex-Mitarbeiter nicht an Vertreter weitergeleitet, laufen eventuelle Anrufe und Mails ins Leere. Aufträge werden pausiert, Supportanfragen ignoriert, Kaufinteressenten vergessen - Am Ende warten unzufriedene Kunden und verpasste Chancen.
Mitarbeiter kommen und gehen ständig. Deshalb ist es nicht nötig, bei jedem Offboarding das Rad neu zu erfinden. Durch eine strukturierte Checkliste geht es effizienter und vor allem sicherer.
Das Löschen der Daten und Zugänge sowie das Umleiten von Postfächern muss unbedingt korrekt ausgeführt werden, um die Datenschutzvorschriften zu erfüllen. Wenn im Unternehmen kein Mitarbeiter genug Zeit hat, sich im Detail darum zu kümmern, ist die Zusammenarbeit mit Rent Your Admin deutlich sicherer.
Der Prozess läuft für das Unternehmen selbst nahezu automatisch ab. Kündigt der Mitarbeiter, erhält Rent Your Admin eine Meldung und beginnt das Offboarding:
Rent Your Admin erfasst und inventarisiert alle Geräte und kann sie den jeweiligen Mitarbeitenden digital zuordnen. Das vereinfacht die Rücknahme der Geräte und die Deaktivierung von Accounts und Lizenzen. Außerdem spart es dem Kunden eine Menge Arbeit.