IT-Onboarding und Offboarding

Inhaltsverzeichnis
  1. IT-Onboarding und Offboarding muss nicht kompliziert sein
  2. Das Problem von fehlendem IT-Onboarding
  3. IT-Onboarding-Checkliste
  4. Anwendungsbeispiel: IT-Onboarding mit Rent Your Admin
  5. IT-Offboarding ist genauso wichtig wie IT-Onboarding
  6. IT-Offboarding-Checkliste
  7. Anwendungsbeispiel: Technisches Offboarding mit Rent Your Admin


IT-Onboarding und Offboarding muss nicht kompliziert sein

Das On- und Offboarding neuer Mitarbeiter bedeutet viel Arbeits- und Zeitaufwand für IT- und HR-Teams. Im Tagesgeschäft geht diese Aufgabe deshalb häufig einfach unter. Da Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und IT-Sicherheit aber maßgeblich von einem strukturierten On- und Offboarding abhängen, sollten Unternehmen den Prozess auf keinen Fall vernachlässigen.

Der On- und Offboarding Service von Rent Your Admin ist darauf ausgelegt, der überlasteten Personal- und IT-Abteilung im Prozess Zeit und Arbeit zu sparen.

Das Problem von fehlendem IT-Onboarding

In vielen Unternehmen endet der Einstellungsprozess mit dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags und der Info an die bestehenden Mitarbeiter, dass bald jemand Neues dabei ist.

Der neue Angestellte erscheint schließlich zu seinem ersten Arbeitstag und muss erstmal 2 Wochen auf sein Firmenhandy und seine geschäftliche E-Mailadresse warten, bevor er überhaupt richtig anfangen kann, zu arbeiten.

Abläufe und Funktionen der IT-Systeme muss er sich mühsam selbst erfragen, weil niemand Zeit für eine detaillierte Einführung hatte. Wie logge ich mich ins System ein? Auf welche Bereiche habe ich Zugriff, auf welche nicht? Wo und wie wende ich die Software-Lösungen richtig an? Um die Antwort auf diese Fragen sollte der Mitarbeiter sich nicht selbst kümmern müssen.

Die schlechte Vorbereitung wirft ein negatives Licht auf die gesamte Firma. Wer voller Motivation an seinem ersten Tag erscheint und dann noch nicht einmal die nötige Hardware und Software hat, wird abrupt ausgebremst und startet direkt mit Unsicherheit und Enttäuschung. Ein fehlendes Onboarding wird leicht als fehlende Wertschätzung interpretiert. Gerade im “War of Talents” können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, auf ein digitales Onboarding zu verzichten.

IT-Onboarding-Checkliste

Durch eine detaillierte Checkliste für das IT-Onboarding können Unternehmen sicherstellen, dass der Mitarbeiter rechtzeitig alle Geräte und Tools hat und im Grunde sofort starten kann.

  • Hardware beschaffen: Welche Hardware benötigt der Mitarbeiter? Neben PC, Monitor, Maus und Tastatur gehören auch Headset, Firmenhandys und Homeoffice-Ausstattung dazu. Wichtig ist, dass die IT-Abteilung bzw. der IT-Dienstleister früh genug von der Einstellung des neuen Mitarbeiters erfährt, damit die Hardware rechtzeitig beschafft und aufgebaut werden kann.
  • Lizenzen für notwendige Software beschaffen: Welche IT-Systeme und Tools braucht der neue Mitarbeiter? Office 365, Adobe Photoshop, Teams, Slack - Für sämtliche Tools sollten im Voraus Lizenzen beschafft werden.
  • Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen einrichten: Bevor der Mitarbeiter beginnt, sollte nicht nur eine E-Mail-Adresse vergeben werden, obwohl das ein guter Anfang ist. Stattdessen sollten bereits alle nötigen Konten eingerichtet und die Zugriffsberechtigungen eingestellt sein, bevor der neue Kollege an seinem ersten Tag erscheint.
  • Einführung und Support: Damit neue Mitarbeiter sich möglichst schnell in ihrem neuen Job einfinden, ist eine persönliche Einführung in die Geräte und Software unerlässlich. Gerade in den ersten Tagen brauchen neue Mitarbeiter zudem einen Ansprechpartner für eventuelle Fragen und Probleme rund um die IT.

Anwendungsbeispiel: IT-Onboarding mit Rent Your Admin

Ein mittelständisches Unternehmen will einen neuen Mitarbeiter im Rechnungswesen einstellen. Über eine Software seiner Wahl (z.B. Personio, Teams, Slack, Jira) erhält Rent Your Admin automatisch die Meldung “New Employee”. Hier hört die Arbeit für das Unternehmen selbst auf und Rent Your Admin übernimmt das gesamte IT-Onboarding:

  • Alle nötigen Accounts werden erstellt.
  • Die Hardware wird je nach Anforderungen ausgewählt, im Lager mit den nötigen Programmen vorinstalliert und verschickt.
  • Mitarbeiter erhalten die vorbereitete Homeoffice-Ausstattung nach Hause geliefert, während die Büro-Hardware im Betrieb aufgebaut wird.
  • Der neue Mitarbeiter wird an seinem ersten Tag persönlich vor Ort oder Remote in die Geräte und die Software eingeführt.
  • Bei einem Remote Hypercare-Termin werden 2 Tage nach Start nochmal alle eventuell auftretenden Fragen und Probleme besprochen und gelöst.

IT-Offboarding ist genauso wichtig wie IT-Onboarding

Laut Osterman Research behalten fast 90% der gekündigten Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf ihre Unternehmensanwendungen. Fast 50% loggen sich auch nach Verlassen des Unternehmens wieder in ein Konto ein.

Ex-Mitarbeiter, die mit aktiven Accounts auf vertrauliche Unternehmensinformationen zugreifen können, sind eine riesige Sicherheitslücke. Allein durch diesen Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften ist ein strukturiertes IT-Offboarding unbedingt notwendig.

Aber das ist nicht das einzige Problem: Werden die E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Ex-Mitarbeiter nicht an Vertreter weitergeleitet, laufen eventuelle Anrufe und Mails ins Leere. Aufträge werden pausiert, Supportanfragen ignoriert, Kaufinteressenten vergessen - Am Ende warten unzufriedene Kunden und verpasste Chancen.

IT-Offboarding-Checkliste

Mitarbeiter kommen und gehen ständig. Deshalb ist es nicht nötig, bei jedem Offboarding das Rad neu zu erfinden. Durch eine strukturierte Checkliste geht es effizienter und vor allem sicherer.

  • Deaktivierung aller Accounts: Es ist sinnvoll, bereits beim Onboarding alle Accounts des Mitarbeiters aufzuschreiben, damit hier später nichts vergessen wird - Ob Cloud-Anwendungen, Intranet-Account und VPN oder andere Remote-Zugriffe: Sämtliche Zugänge sollten gelöscht werden.
  • Entzug der Zugriffsrechte: Wenn der Mitarbeiter auch von privaten Endgeräten Zugriff auf z.B. Cloud-Services hatte, müssen die Zugriffsrechte entzogen werden.
  • Weiterleitung aller E-Mail und Telefonkonten: Für alle E-Mail und Telefonkonten sollten Unternehmen entweder eine automatische Weiterleitung an einen Vertreter einrichten oder dem Vorgesetzten Zugang zu den Konten geben.
  • Rückgabe von Unternehmensressourcen und -materialien: Sämtliche Unternehmensressourcen wie die IT-Hardware, aber auch Tankkarte, Schlüssel, Ausweise und mehr sollten zurückgenommen werden. Auch hier ist es sinnvoll, bereits beim Onboarding festzuhalten, welche Geräte und Materialien der Mitarbeiter erhalten hat.
  • DSGVO-konforme Löschung der Daten: Gerade auf Firmenhandys verbleiben häufig private Dateien und Dokumente. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen sämtliche personenbezogenen Daten von den Firmengeräten gelöscht werden.

Anwendungsbeispiel: Technisches Offboarding mit Rent Your Admin

Das Löschen der Daten und Zugänge sowie das Umleiten von Postfächern muss unbedingt korrekt ausgeführt werden, um die Datenschutzvorschriften zu erfüllen. Wenn im Unternehmen kein Mitarbeiter genug Zeit hat, sich im Detail darum zu kümmern, ist die Zusammenarbeit mit Rent Your Admin deutlich sicherer.

Der Prozess läuft für das Unternehmen selbst nahezu automatisch ab. Kündigt der Mitarbeiter, erhält Rent Your Admin eine Meldung und beginnt das Offboarding:

  • Die Hardware aus Büro und Homeoffice wird zurückgeholt, gereinigt und ggf. repariert, bevor sie sicher gelagert wird.
  • Sämtliche Zugänge werden deaktiviert oder gelöscht.
  • Dateien, Kalender und mehr werden ebenfalls datenschutzkonform gelöscht.
  • Postfächer und Telefonnummern werden weitergeleitet.

Rent Your Admin erfasst und inventarisiert alle Geräte und kann sie den jeweiligen Mitarbeitenden digital zuordnen. Das vereinfacht die Rücknahme der Geräte und die Deaktivierung von Accounts und Lizenzen. Außerdem spart es dem Kunden eine Menge Arbeit.