Unternehmen, die Microsoft OneDrive als Teil ihrer IT-Infrastruktur verwenden, stoßen häufig auf das Problem eines schnell ausgeschöpften Speicherplatzes. Besonders durch automatisch gespeicherte Dateien, wie beispielsweise Teams Chat-Dateien, Bildschirmaufnahmen und Versionen von Dokumenten, die im Rahmen der täglichen Geschäftsaktivitäten entstehen, kann der verfügbare Speicher schnell knapp werden.
Diese Dateien sind oft für kurzfristige Zwecke wie die Dokumentation von Besprechungen oder als Nachweis von Arbeitsabläufen gedacht und haben somit durchaus ihren Nutzen. Allerdings können sie, wenn sie nicht regelmäßig überprüft und verwaltet werden, zu einer langfristigen Belastung für das Speichermanagement werden.
Zudem führen auch andere Faktoren wie das Hochladen von umfangreichen Präsentationen, umfassenden Projektdateien oder multimedialen Inhalten, die für Marketingzwecke genutzt werden, zu einer zusätzlichen Belastung des Speichers. Unternehmen sollten daher effektive Strategien für das Speichermanagement entwickeln, um sicherzustellen, dass der Speicherplatz optimal genutzt wird.
Um diese Herausforderung zu bewältigen, hat Rent Your Admin ein innovatives Serviceprogramm entwickelt. Dieses Programm ermöglicht es, Dateien, die eine festgelegte Altersgrenze überschritten haben, automatisch zu löschen oder alternativ einen detaillierten Report über diese Daten zu erstellen, bevor eine Löschung erfolgt. Dies gibt den Unternehmen die Möglichkeit, über das weitere Vorgehen zu entscheiden und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Kunden können spezifische Benutzergruppen festlegen, für die diese Regeln gelten sollen, was eine gezielte und effiziente Speicherverwaltung ermöglicht. Dies hilft nicht nur, den Speicherplatz optimal zu nutzen, sondern fördert auch die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien.
Die Implementierung des Serviceprogramms von Rent Your Admin bietet zahlreiche Vorteile. Unternehmen können erheblich an Speicherkosten sparen, die Sicherheit und Ordnung ihrer Datenspeicher verbessern und letztendlich die Effizienz und Produktivität ihrer Teams steigern. Es ist eine kluge Investition, die sich durch die Optimierung der IT-Ressourcen schnell amortisiert.
Ein mittelständisches Unternehmen mit 85 aktiven Nutzern von Microsoft OneDrive stand vor der Herausforderung, effizienter mit seinem digitalen Speicherplatz umzugehen. Das IT-Management bemerkte, dass eine erhebliche Menge an Speicherplatz durch nicht mehr benötigte Daten verbraucht wurde, was zu höheren Kosten und verminderter Performance führte.
Durch die Implementierung des Serviceprogramms von Rent Your Admin konnte das Unternehmen eine signifikante Menge an Speicherplatz einsparen. Die Lösung erlaubte es dem Unternehmen, eine detaillierte Analyse und eine nachfolgende Bereinigung durchzuführen, indem Reports über alte oder unnötige Dateien erstellt wurden. Nach der Bewertung dieser Reports entschied sich das Unternehmen, bestimmte Dateien zu löschen, die nicht mehr benötigt wurden.
Die Ergebnisse waren überraschend: Pro Nutzer konnten zwischen 40 MB und 1,4 GB an Speicherplatz eingespart werden. Diese Einsparungen summierten sich schnell und führten zu einer deutlichen Reduktion der Speicherkosten. Zusätzlich verbesserte sich die Performance des OneDrive-Speichers, da weniger Daten verwaltet und synchronisiert werden mussten.
Dieses Beispiel unterstreicht, wie wichtig ein effektives Speicherplatzmanagement für Unternehmen ist, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Effizienz der IT-Systeme zu erhöhen. Die Lösung von Rent Your Admin bietet nicht nur eine automatische Bereinigung, sondern auch die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen über die Datenverwaltung mit Hilfe von vorbereitenden Reports zu treffen.
Jährliche Kosten: Die Kosten für das Tool belaufen sich auf 4,99 € pro Monat zuzüglich einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 120 €. Dies ergibt eine jährliche Gesamtausgabe von etwa 179,88 € im ersten Jahr und 59,88 € in jedem weiteren Jahr.
Jährliche Einsparungen: Das Unternehmen kann durch die Nutzung des Tools etwa 250 € und rund 1,3 TB Speicherplatz pro Jahr einsparen. Darüber hinaus wird Datenmüll gelöscht und stellt somit kein Compliance-Risiko mehr dar.
Die Grafik oben stellt diese Zahlen gegenüber und zeigt, dass die Einsparungen die Kosten übersteigen. Die Nettokosteneinsparung beträgt etwa 70,12 € im ersten Jahr, was bedeutet, dass das Tool nicht nur die Speicherverwaltung verbessert, sondern auch kosteneffizient ist. Durch die Implementierung des Rent Your Admin Tools können somit zusätzliche Kosten für Speicherplatz vermieden und gleichzeitig die Effizienz gesteigert werden.
In der Grafik sind die kumulativen Kosten und Einsparungen über drei Jahre dargestellt. Diese Zunahme der Einsparungen im zweiten und dritten Jahr resultiert aus den fehlenden Einrichtungskosten nach dem ersten Jahr wodurch die jährlichen Kosten im Vergleich zu den gleichbleibenden Einsparungen sinken.